Prozessoptimierung in der Logistik

Elvin, Jacky, Lolek und Bolek. Eine Gruppe neuer Kollegen arbeitet seit 2019 in den Bereichen Finanzen und Vertrieb bei der KION Group in Deutschland, Großbritannien, Spanien und Ungarn. Zu ihren täglichen Aufgaben gehören unter anderem die Verbuchung von Rechnungen ohne Bestellbezug, die Wareneingangs- bzw. Rechnungseingangspflege oder die Übernahme von Checks im Monatsabschlussprozess. Den ganzen Tag lang, immer und immer wieder. Klingt langweilig? Nicht für sie. Sie haben Spaß an ihren Aufgaben und erledigen alles ohne Murren und ohne einen einzigen Fehler. Sie sind quasi perfekte Kollegen, nur, dass man mit ihnen keinen Kaffee trinken kann – weil sie keine Menschen sind. Sie sind Software-Roboter, auch Bots genannt.

Im Tagesgeschäft von KION erledigen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendige, aber repetitive Aufgaben eigenhändig. „Hochvolumige sich wiederholende Aufgaben lässt einen Menschen schnell wie einen Roboter funktionieren. Dies wollen wir nicht. Wir setzen die RPA-Technologie ein, damit unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Roboter sein müssen. Sie erhalten so den Freiraum, sich um die komplizierten Fälle zu kümmern“, sagt Janine Stiehl, Leiterin von KION Digital Solutions. Seit Oktober 2019 widmet sie sich mit Unterstützung des externen Partners PricewaterhouseCoopers (PwC) dem Aufbau einer KION-eigenen Bot-Factory, um standardisierte, hochvolumige und sich stets wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Damit kann mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden. Und das kommt den Kunden zu Gute: KION kann ihnen durch die freigewordenen Kapazitäten einen noch schnelleren und kostengünstigeren Service bieten.

Digitale Transformation als strategisches Konzept

Die „KION Bot Factory“ ist Teil des „Finance Forward“-Programms mit dem der Konzern die digitale Transformation seiner Finanzorganisationen vorantreibt. „Die Digitalisierung interner Prozesse ist ein wichtiger Teil unseres Programms. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen wollen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient bei ihren Aufgaben unterstützen", sagt Alexander Schlott, Leiter von KION Finance Solutions.

Während der Pilotphase der KION Bot Factory wurden typische Anwendungsfälle in den Finanz- und Vertriebsfunktionen von KION für die „Robotische Prozessautomatisierung“ (RPA) ausgewählt. Der erste Bot wurde für die KION-Tochter Linde Material Handling in Großbritannien programmiert, deren Buchhaltungsabteilung sich freiwillig als Pilot zur Verfügung stellte. Bei der Buchung einer Rechnung muss ein Buchhalter mehrere Systeme und Dateien öffnen, um verschiedene erforderliche Informationen abzurufen. Die Zeit, die der Buchhalter benötigt, um die Transaktion abzuschließen, beträgt drei Minuten. Für den Bot nur 50 Sekunden.

Auch das Sales Back Office von Linde MH in Ungarn verwendet einen Bot bei der Buchung von Standard-Kundenrechnungen. Während des zeitkritischen Monatsabschlusses müssen 200 Kundenrechnungen innerhalb eines Tages manuell erstellt werden. Um den gleichen Vorgang 200 Mal zu wiederholen, benötigt ein Buchhalter sieben bis acht Stunden. Dagegen benötigt der Bot nur eine Stunde für die gleiche Aufgabe. Da die Bots immer einem festen Algorithmus folgen, liefern sie zudem fehlerfreie Ergebnisse. Das Arbeiten rund um die Uhr – auch zu nachtschlafender Zeit – ist kein Problem mehr. „Die Rückmeldungen der Kolleginnen und Kollegen während der Pilotphase waren durchweg positiv“, sagt Stiehl. Sie freuen sich über die Unterstützung durch ihre digitalen Assistenten und sehen sie als weitere Teammitglieder an.

Rollout in allen Verwaltungsbereichen und auf der ganzen Welt geplant

Das Entwicklungs-Team um die Bot-Factory-Leiterin plant, den RPA-Einsatz auszuweiten und die Prozessautomatisierung auf alle Verwaltungsbereiche auszudehnen. „Als RPA Experten können wir unser Wissen nicht nur in den Finanz- und Vertriebsfunktionen zum Einsatz bringen, sondern in allen Verwaltungsbereichen zur Prozessautomatisierung nutzen“, betont sie. Sofern der Betriebsrat zustimmt. Aktuell konzentriert sich die „KION Bot Factory“ auf Prozessautomatisierungen außerhalb Deutschlands.

Zehn Bots sind bei der KION Group aktuell in Betrieb. Ziel für das Team ist es, die Zahl bis Ende dieses Jahres auf zwanzig zu erhöhen. Langfristig soll die „KION Bot Factory“ als zentrale Organisation zur Unterstützung der KION Operating Units (OU) agieren. Schon jetzt führt das Team die Prozessautomatisierungen für die Tochterfirma Dematic in den USA und deren APAC Operating Unit in Singapur durch. Die OU KION APAC baut derweil einen eigenen Bot-Hub auf und hat bereits einen ersten Pilotversuch gestartet. Aus gutem Grund: Wenn ein Bot, der außerhalb Europas einen kritischen Prozess durchführt, aufgrund eines technischen Problems seine Arbeit einstellt, könnte es für die Kollegen der KION Bot Factory in Europa aufgrund der Zeitverschiebung eine Herausforderung sein, die Wartung durchzuführen. „Durch die Einrichtung von Bot-Hubs außerhalb Europas können wir sicherstellen, dass wir im Notfall jederzeit für Wartungsarbeiten zur Verfügung stehen", erklärt Stiehl. Ein zweiter Hub in den USA ist ebenfalls Bestandteil der Zukunftsplanung. Die derzeitigen Software-Assistenten Elvin, Jacky, Lolek und Bolek bekommen dann sicherlich bald weitere Unterstützung.